Preparar um porta-voz para entrevistas é algo recorrente nas estratégias de comunicação, mas encontros de relacionamento com jornalistas, como um café, almoço ou reunião informal, também exigem preparo cuidadoso. Embora não tenham o objetivo imediato de gerar uma matéria, esses momentos são decisivos para criar confiança, estabelecer conexão e posicionar o porta-voz como uma fonte importante para o setor.

Em um encontro desse tipo, o conteúdo da conversa precisa ir além da apresentação institucional. É importante que o porta-voz mostre que acompanha de perto o mercado em que atua, que entende o cenário atual e que tem uma visão clara sobre tendências, riscos e oportunidades. Compartilhar informações contextualizadas, exemplos concretos e pontos de atenção relevantes ajuda o jornalista a compreender melhor o panorama e aumenta as chances de que essa fonte seja lembrada quando o tema voltar à pauta.

A forma de comunicar é tão importante quanto o conteúdo. Um porta-voz preparado sabe traduzir informações complexas em linguagem clara, evita o excesso de jargões técnicos e cria conexões entre dados e situações reais. Ele também entende que essa é uma conversa, e não um monólogo: ouvir o jornalista, entender seus interesses e respeitar seu tempo são atitudes que fortalecem o vínculo.

O que deve ser evitado é transformar o encontro em uma entrevista improvisada ou em um espaço para insistir em pautas desalinhadas. Focar apenas na empresa, sem conectar o discurso ao contexto do setor, também limita o valor do diálogo. É preciso encontrar o equilíbrio entre representar a organização e oferecer uma visão do mercado, que realmente contribua para o trabalho do jornalista.

Ao final, o porta-voz pode reforçar sua disponibilidade para futuras conversas, mas a manutenção do relacionamento é responsabilidade da assessoria, que deve seguir alimentando essa conexão com informações estratégicas, no momento certo. Um encontro bem conduzido, com conteúdo sólido e postura adequada, é um investimento de longo prazo na construção de credibilidade e na presença da marca na imprensa.