Para que a comunicação possa exercer seu papel e “passar a mensagem” de forma clara, é preciso alinhar expectativas, organizar fluxos e garantir que cada pessoa envolvida saiba o que, quando e como deve ser comunicado. Isso vale para projetos, mudanças organizacionais, posicionamentos de marca e qualquer situação com múltiplos públicos. É para isso que serve um bom plano de comunicação.
O que é um plano de comunicação?
É um documento que organiza quem comunica o quê, para quem, por qual canal, com qual frequência e com qual objetivo. Ele é especialmente útil quando há:
- Times diversos envolvidos
- Stakeholders internos e externos
- Marcos de projeto com alto impacto
- Necessidade de manter consistência nas mensagens
O que incluir no plano?
Um bom plano de comunicação deve conter os seguintes elementos:
- Objetivo: descreve o propósito central da comunicação naquele contexto específico. Pode estar relacionado à atualização de status, visibilidade institucional, engajamento interno ou prestação de contas.
- Públicos: identifica claramente quem receberá cada informação. Aqui entram desde lideranças internas e colaboradores até fornecedores, imprensa, parceiros e investidores.
- Canais: define por onde as mensagens serão transmitidas, como e-mail, reuniões, redes sociais, comunicados internos ou releases.
- Frequência: estabelece com que periodicidade as comunicações serão feitas (diariamente, semanalmente, por entregas, por marcos do projeto, entre outros).
- Responsáveis: aponta quem envia cada tipo de informação, aprova os conteúdos e monitora o processo.
- Formatos: especifica como as informações serão apresentadas – relatórios, textos curtos, vídeos, cards ou apresentações.
- Mensuração e ajustes: define como os resultados serão avaliados e em que momento as estratégias devem ser revisadas com base em engajamento, feedbacks ou métricas de performance.
Esses elementos tornam o plano uma ferramenta viva, funcional e adaptável à realidade da empresa.
Exemplo prático: projeto com múltiplas áreas envolvidas
Cenário: uma empresa lança uma nova frente institucional ligada à inovação e precisa comunicar o projeto para as áreas internas, os fornecedores e a imprensa especializada.
Plano resumido:
- Objetivo: manter todas as partes alinhadas sobre o andamento e propósito do projeto, gerando engajamento e reforçando o caráter inovador da marca.
- Públicos: lideranças, colaboradores, fornecedores e jornalistas.
- Canais: e-mail interno, reuniões quinzenais, posts nas redes sociais e press release.
- Frequência: atualizações semanais + relatórios mensais
- Responsáveis: coordenação de comunicação e líderes de área.
- Medição: análise de engajamento interno, feedbacks, clipping e ajustes mensais.
Um plano de comunicação bem estruturado serve para evitar falhas, facilitando a colaboração e garantindo que todas as ações tenham propósito e clareza. E o melhor: é simples de implementar e pode ser adaptado à realidade de cada projeto.
